Makul Düzenleme: Ruh Sağlığı Sorunu Yaşayan Çalışana İş Yerinde Nasıl Destek Olunur?

Makul düzenleme, ruh sağlığı sorunu yaşayan çalışanın işinde kalmasını kolaylaştırır. Örnekler, gizlilik ilkeleri ve işverenler için uygulama adımları.

Kaygı bozukluğu yaşayan bir muhasebe uzmanı, açık ofisteki gürültü ve sürekli kesintiler nedeniyle odaklanmakta zorlanıyor. Depresyon tedavisi gören bir üretim operatörü, sabah vardiyasına yetişmekte güçlük çekiyor çünkü ilaçlarının ilk haftalarındaki yorgunluk etkisi sürüyor. Panik atak geçirmiş bir satış temsilcisi, kalabalık toplantılarda yeniden atak geçirme korkusu yaşıyor. Bu çalışanların hepsi işini yapabilecek yetkinliktedir; ihtiyaçları olan şey, çalışma koşullarında yapılacak küçük ama anlamlı değişikliklerdir. Makul düzenleme, tam olarak bunu ifade eder: Ruh sağlığı sorunu ya da engeli olan bir çalışanın işini yapabilmesi, işinde kalabilmesi ve iyileşme sürecini destekleyebilmesi için iş yerinde yapılan, işletme açısından orantısız yük oluşturmayan ayarlamalar. Bu yazıda makul düzenlemelerin neden önemli olduğunu, hangi örneklerin uygulanabileceğini ve kurumunuzda bu süreci nasıl yapılandırabileceğinizi ele alıyorum.

Makul Düzenleme Nedir?

Makul düzenleme, çalışanın işin temel gereklerini yerine getirebilmesi için çalışma ortamında, saatlerinde, görevlerinde ya da yöntemlerinde yapılan bireysel uyarlamalardır. Burada üç kavram önemlidir:

• Bireysel: Düzenleme, tanıya göre değil, kişinin somut ihtiyacına göre belirlenir. Aynı tanıyı taşıyan iki çalışanın ihtiyaçları birbirinden çok farklı olabilir.
• Ortak karar: En iyi sonuç veren uyarlamalar, çalışan ile işverenin birlikte düşünerek bulduğu çözümlerdir. Yukarıdan dikte edilen bir çözüm, iyi niyetli olsa bile çalışanın ihtiyacını tam karşılamayabilir.
• Makul: Düzenleme, işletmenin işleyişini bozmayan ve orantısız maliyet gerektirmeyen ölçüde olmalıdır. Çoğu düzenleme, düşünüldüğünden çok daha az maliyetlidir; genellikle esneklik, iletişim ve küçük organizasyonel değişikliklerden ibarettir.

Bu tür bir uyarlama bir ayrıcalık ya da "torpil" değildir. Amacı, çalışanın sağlık durumundan kaynaklanan dezavantajı azaltarak diğer çalışanlarla eşit koşullarda çalışabilmesini sağlamaktır. Gözlük kullanan birinin gözlüğüyle çalışmasına kimse "ayrıcalık" demez; makul düzenlemeler de benzer bir mantıkla düşünülebilir.

Makul Düzenleme Neden Önemli?

Kanıtlar ve uluslararası öneriler

DSÖ'nün 2022 yılında yayımladığı işyeri ruh sağlığı kılavuzu, ruh sağlığı sorunu yaşayan çalışanlar için makul düzenlemeleri güçlü öneri olarak sınıflandırmıştır. Kanıt kesinliği "çok düşük" olarak değerlendirilmiş olsa da öneri; eşitlik, insan hakları ve çalışanın işte kalabilmesi açısından güçlü biçimde desteklenmiştir (DSÖ, 2022). DSÖ ve ILO'nun ortak politika çerçevesi de işverenlerin çalışanları önleme, koruma ve geliştirme ve destekleme basamaklarında ele almasını önerir; makul düzenlemeler ve işe dönüş programları destekleme basamağının merkezinde yer alır (DSÖ/ILO, 2022).

İş sonuçları

Dünyada çalışma çağındaki yetişkinlerin tahminen %16'sının 2023 yılında bir ruhsal bozukluğu vardı (DSÖ, 2026). Depresyon ve kaygı nedeniyle her yıl tahminen 12 milyar iş günü kaybedilmekte ve bunun üretkenlik maliyeti yılda yaklaşık 1 trilyon ABD doları olarak hesaplanmaktadır (DSÖ, 2026). Bu tablo, ruh sağlığı sorunu yaşayan çalışanların işte kalabilmesini kolaylaştıran uygulamaların hem insani hem de ekonomik açıdan anlamlı olduğunu gösterir.

Gerekli uyarlamalar yapılmadığında sık görülen sonuçlar şunlardır: tekrarlayan raporlar, presenteizm (işte olup verimli çalışamamak), deneyimli çalışanların işten ayrılması ve ekip içinde artan gerilim. İngiltere'de yapılan bir analizde çalışanların kötü ruh sağlığının işverenlere maliyetinin en büyük kaleminin presenteizm olduğu bildirilmiştir (Deloitte, 2024).

Açıklama korkusu

Avrupa'da yapılan bir ankette çalışanların %50'si bir ruh sağlığı sorununu açıklamanın kariyerine zarar vereceğini düşünmektedir; yöneticisiyle ruh sağlığı hakkında konuşurken rahat hissedeceğini söyleyenlerin oranı ise %58'dir (EU-OSHA, 2022). Yani pek çok çalışan ihtiyacını dile getirmekten çekinir. Makul düzenleme sürecinin açık, gizliliğe saygılı ve cezalandırıcı olmayan bir biçimde tasarlanması, bu çekingenliği azaltmanın en önemli yoludur.

İş Yerinde Uygulanabilecek Düzenleme Örnekleri

Düzenlemeler, işin niteliğine ve çalışanın ihtiyacına göre çok çeşitli olabilir. Aşağıdaki örnekler bir başlangıç fikri vermek içindir:

Çalışma saatleri ve süresi

• Esnek başlama ve bitiş saatleri (örneğin sabah ilaç etkisi ya da terapi randevuları nedeniyle)
• Kısa süreli azaltılmış çalışma saatleri
• Daha sık ama kısa molalar
• Terapi ve kontrol randevuları için izin esnekliği
• Uygun olduğunda vardiya değişikliği (örneğin uyku düzenini bozan gece vardiyası yerine gündüz vardiyası)

Çalışma ortamı

• Daha sessiz bir çalışma alanı ya da gürültü önleyici kulaklık
• Kesintilerin az olduğu bir masa konumu
• Kısa süreli dinlenme için kullanılabilecek sakin bir alan
• Uygun işlerde kısmi uzaktan çalışma imkânı

Görev ve iş organizasyonu

• Görevlerin önceliklendirilmesi ve net yazılı talimatlar
• Büyük projelerin küçük adımlara bölünmesi
• Belirli dönemlerde yüksek stresli görevlerin geçici olarak başka birine devredilmesi
• Kalabalık toplantılar yerine bire bir görüşmeler ya da toplantı notlarının yazılı paylaşılması
• Belirli bir iş arkadaşının "destek kişisi" olarak belirlenmesi

Yönetim ve iletişim

• Düzenli, kısa ve destekleyici geri bildirim görüşmeleri
• Geri bildirimin yazılı ve somut verilmesi
• Beklentilerin açık ve tutarlı biçimde ifade edilmesi
• Değişikliklerin önceden haber verilmesi; ani vardiya ya da görev değişikliklerinden mümkün olduğunca kaçınılması

Düzenleme yapmak, çalışandan daha azını beklemek değil; onun en iyisini yapabileceği koşulları birlikte bulmaktır.

Mevzuat Çerçevesi

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na göre işveren, çalışanlara görev verirken onların sağlık ve güvenlik yönünden işe uygunluğunu göz önünde bulundurur (md. 4). Risk değerlendirmesi yapılırken genç, yaşlı, engelli, gebe ya da emziren çalışanlar gibi özel politika gerektiren grupların durumu da dikkate alınır (md. 10). Sağlık nedeniyle tekrarlanan işten uzaklaşmalardan sonra işe dönüşte, çalışanın talebi hâlinde sağlık muayenesi yapılır (md. 15).

Engelli çalışanların hakları, ayrımcılık yasağı, görev değişikliği ve sağlık verilerinin işlenmesi gibi konular ise farklı kanun ve yönetmeliklerle düzenlenir. Bu alanlarda işletmenize özgü yükümlülükler ve sınırlar konusunda kesin bilgi almak için bir iş hukuku ya da kişisel veri koruma alanında uzman bir hukukçuya danışmanızı öneririm. Konuyla bağlantılı olarak engelli çalışanlar yazısına da göz atabilirsiniz.

Makul Düzenleme Süreci Nasıl Yürütülmeli?

İyi işleyen bir süreç, hem çalışanın ihtiyacını karşılar hem de işletme için öngörülebilirlik sağlar. Önerdiğim adımlar şunlardır:

1. Talebi kolaylaştırın. Çalışanların düzenleme talebini kime ve nasıl iletebileceğini açıkça duyurun. Talebin yöneticiye, İK'ya ya da işyeri hekimine yapılabilmesi esneklik sağlar.
2. Tanıyı değil ihtiyacı konuşun. Görüşmede çalışanın tanısını ayrıntılı olarak sorgulamak yerine, işini yaparken hangi konularda zorlandığını ve neyin yardımcı olabileceğini sorun. "Bu dönemde işini yaparken seni en çok ne zorluyor?" gibi açık uçlu bir soru iyi bir başlangıçtır.
3. Birlikte çözüm arayın. Çalışanın önerilerini dinleyin; çoğu zaman en uygulanabilir çözümü çalışan kendisi bilir. Gerekirse işyeri hekiminin ve çalışanın onayıyla tedavi eden uzmanın görüşünü alın.
4. Kararı yazılı hâle getirin. Kararlaştırılan düzenlemeyi, süresini ve gözden geçirme tarihini kısa bir notla kayda alın. Bu, yönetici değişikliği gibi durumlarda sürekliliği sağlar.
5. Gizliliği koruyun. Düzenlemenin gerekçesi ekiple paylaşılmak zorunda değildir. Ekibe yalnızca işin organizasyonuyla ilgili gerekli bilgi verilir.
6. Düzenli olarak gözden geçirin. İhtiyaçlar zamanla değişebilir. Belirli aralıklarla düzenlemenin işe yarayıp yaramadığını birlikte değerlendirin.

Diyelim ki bir otomotiv yan sanayi fabrikasında çalışan bir kalite kontrol teknisyeni, kaygı belirtileri nedeniyle tedavi görmeye başlamış ve gece vardiyalarının uykusunu bozduğunu, bunun da belirtilerini artırdığını yöneticisine iletmiş. Yönetici, İK ve işyeri hekimiyle birlikte üç aylık bir süre için teknisyenin gündüz vardiyasında çalışması, terapi randevuları için ayda iki kez erken çıkabilmesi ve haftada bir kısa görüşme yapılması kararlaştırılıyor. Ekibe yalnızca vardiya planındaki değişiklik bildiriliyor. Üç ayın sonunda düzenleme gözden geçiriliyor ve teknisyenin durumuna göre güncelleniyor. Bu süreçte fabrika, deneyimli bir teknisyeni kaybetmemiş, teknisyen de tedavisini sürdürürken işinden kopmamış oluyor. Örnekteki çözümlerin hiçbiri büyük bir yatırım gerektirmiyor; gereken şey, zamanında yapılan bir konuşma, birlikte düşünme isteği ve kararın kayda geçirilmesi.

Benzer bir yaklaşım ofis çalışanları için de uygulanabilir. Örneğin kalabalık toplantılarda yoğun kaygı yaşayan bir çalışan için toplantı gündeminin önceden paylaşılması, sunumların küçük gruplarda yapılması ya da görüşlerin yazılı iletilmesi gibi basit ayarlamalar, çalışanın katkısını görünür kılmaya devam etmesini sağlar.

Yöneticiler İçin Pratik İpuçları

• Çalışan bir ihtiyacını dile getirdiğinde önce teşekkür edin; bu, güven ilişkisinin temelidir.
• Hemen "olmaz" demeyin; seçenekleri birlikte değerlendirmek için zaman isteyin.
• Düzenlemeyi bir "lütuf" gibi sunmayın; bunun iş birliğinin doğal bir parçası olduğunu hissettirin.
• Ekipte adalet algısını gözetin; iş yükü dağılımını şeffaf biçimde yönetin.
• Kendi sınırlarınızı bilin: Siz terapist değilsiniz; göreviniz iş koşullarını düzenlemek ve gerektiğinde uzman desteğine yönlendirmektir.

Sık yapılan hatalar

İyi niyetli yöneticiler bile bu süreçte bazı hatalara düşebilir. En sık karşılaşılanlar şunlardır:

• Çalışan adına karar vermek: "Seni yormayalım" diyerek çalışanın sorumluluklarını onun görüşünü almadan azaltmak, iyi niyetli olsa da dışlanmışlık ve değersizlik duygusu yaratabilir.
• Düzenlemeyi unutmak: Kararlaştırılan esneklik birkaç hafta sonra uygulanmamaya başlar, yeni gelen bir vardiya amiri durumdan habersizdir. Yazılı kayıt ve gözden geçirme tarihi bu sorunu önler.
• Gizliliği ihlal etmek: "Onun durumu biliyorsunuz" gibi imalı ifadeler bile çalışanın güvenini derinden sarsabilir.
• Performans görüşmesiyle karıştırmak: Destek görüşmesini bir performans uyarısına dönüştürmek, çalışanın bir sonraki sefer ihtiyacını dile getirmesini engeller.
• Her şeyi tek düzenlemeyle çözmeye çalışmak: Bazen ilk deneme işe yaramaz. Bu bir başarısızlık değil, yeni bir seçeneği denemek için bir fırsattır.

Bu hatalar, sürecin kişisel inisiyatife bırakılmayıp yazılı bir prosedüre bağlanmasının neden önemli olduğunu gösterir. Prosedür, hem çalışanı hem de yöneticiyi korur ve uygulamanın kişiden kişiye değişmesini önler.

Yöneticilerin bu süreçte doğru tutumu geliştirebilmesi için eğitim önemlidir. DSÖ'nün işyeri ruh sağlığı kılavuzunda yöneticilere ruh sağlığı eğitimi, kanıtı en güçlü öneri olarak öne çıkmaktadır (DSÖ, 2022).

Kurumunuzda Nasıl Başlanır?

1. İhtiyaç analizi: Mevcut uygulamalarınızı gözden geçirin: Çalışanlar bir sağlık ihtiyacını kime iletebiliyor? Daha önce yapılan düzenlemeler kayıt altında mı? Tekrarlayan raporlar ve işten ayrılmalar arasında ruh sağlığıyla ilişkili olabilecek örüntüler var mı? İsimsiz bir anketle çalışanlara, bir sağlık sorunu yaşadıklarında yöneticilerine açılmakta ne kadar rahat hissettiklerini sorun.

2. Program: Yazılı bir düzenleme prosedürü hazırlayın: talep kanalı, görüşme adımları, karar ve kayıt, gizlilik kuralları ve gözden geçirme takvimi. Yöneticilere ve İK ekibine bu süreci nasıl yürüteceklerine dair eğitim verin. Prosedürü uzun süreli izin sonrası işe dönüş programınızla birlikte ele alın.

3. Ölçme: Yapılan düzenlemelerin sayısını, süresini ve sonuçlarını isimsiz biçimde izleyin. Düzenleme yapılan çalışanların işte kalma oranı, devamsızlık ve çalışan memnuniyeti izlenebilecek göstergelerdir. ILO, devamsızlık, işten ayrılma, destek hizmeti kullanımı ve çalışan anketlerini izleme göstergeleri olarak önermektedir (ILO, 2026).

Düzenleme prosedürü oluşturma ve yönetici eğitimi konusundaki kurumsal destek seçeneklerini kurumsal hizmetler sayfasında bulabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Makul düzenleme için tanı belgesi istemek gerekli mi?

Düzenlemenin dayanağı genellikle tanının kendisi değil, işle ilgili somut ihtiyaçtır. Bazı durumlarda işyeri hekiminin değerlendirmesi yol gösterici olabilir. Hangi belgelerin istenebileceği ve sağlık verilerinin nasıl işleneceği konusunda bir hukukçuya danışmanız uygun olur.

Diğer çalışanlar bu düzenlemeleri haksızlık olarak görürse ne yapılmalı?

İş yükü dağılımını şeffaf biçimde yönetmek ve düzenlemenin gerekçesini değil, işin nasıl organize edildiğini paylaşmak önemlidir. Kurumda makul düzenlemenin herkes için geçerli bir ilke olduğunun bilinmesi, haksızlık algısını azaltır.

Düzenlemeler kalıcı mı olmalı?

Hayır, çoğu düzenleme geçicidir ve belirli aralıklarla gözden geçirilir. Bazı durumlarda ise uzun süreli düzenlemeler gerekebilir. Önemli olan, kararın çalışanla birlikte verilmesi ve ihtiyaca göre güncellenmesidir. Gözden geçirme tarihini baştan belirlemek, hem çalışan hem de yönetici için belirsizliği azaltır ve düzenlemenin sessizce unutulmasını önler.

Küçük bir işletme de makul düzenleme yapabilir mi?

Evet. Bu düzenlemelerin çoğu esnek saatler, görev önceliklendirme, düzenli kısa görüşmeler gibi düşük maliyetli uygulamalardır. İşletmenin büyüklüğünden bağımsız olarak, bir çalışanın işinde kalmasını sağlamak çoğu zaman yeni birini işe almaktan daha az maliyetlidir.

• #makul düzenleme
• #kapsayıcılık
• #ruh sağlığı
• #insan kaynakları

Yazar

Eda Erkan Alapala

Klinik Psikolog. İstanbul Kent Üniversitesi Klinik Psikoloji Tezli Yüksek Lisans mezunu; bilişsel davranışçı terapi, çocuk merkezli oyun terapisi ve çocuk-ergen psikoterapisi alanlarında eğitimlerini tamamlamıştır.

Eğitimler